Você já ouviu falar sobre o Trello ou então está com dificuldade de acompanhar as suas tarefas e da sua equipe?
Nem sempre uma lista de tarefas no papel é suficiente para garantir a sensação de controle sobre suas atividades. Não é mesmo?
Eu sei, porque já passei por isso.
É tarefa pessoal misturada com tarefa profissional, tarefas delegadas que esquecemos de acompanhar… Enfim, uma verdadeira bagunça!
Mas, calma! A partir de agora eu vou te apresentar como eu utilizo o Trello para acompanhar as minhas listas de tarefas. Bora simplificar?
O que é Trello?
Trello é uma ferramenta colaborativa para organizar seus projetos de forma visual utilizando quadros, listas e cartões.
Inicialmente, o Trello foi criado baseado no método japonês Kanban de produtividade.
“Kanban é inspirado na experiência da Toyota (…). Um quadro kanban pode ser implementado com três colunas: a fazer (to do), em progresso (WIP) e concluído (done)”.
Eric Ries, no livro A Startup enxuta
O método Kanban é um método simples e bastante intuitivo, ideal para quem está iniciando seu processo de organização de tarefas e projetos.
Para quem gosta do papel, uma simples cartolina com três colunas e alguns post-its já coloca ordem na bagunça. A princípio já ajuda bastante, né verdade?
Claro que é possível adaptar a ferramenta Trello para outros métodos.
Eu iniciei basicamente com o método kanban e fui migrando aos poucos para o método GTD (método que eu já utilizava em outras ferramentas). Mais abaixo eu explico melhor como eu utilizo.
Se você ainda não conhece o método GTD, tem um vídeo no YouTube que eu explico.
Certamente os pontos fortes do Trello são:
- simplicidade da ferramenta (bastante amigável)
- visual atraente (excelente para pessoas visuais)
- praticidade para projetos colaborativos
No site oficial da ferramenta, você pode fazer um tour e conhecer melhor algumas funcionalidades básicas.
Trello: organizando o trabalho em equipe
Quando eu conheci o Trello, eu estava procurando uma ferramenta com a finalidade de gerir algumas tarefas em equipe.
Na época eu estava liderando um setor da empresa que trabalho e precisava registrar e garantir que toda a equipe tivesse acesso às tarefas em andamento no setor.
Criei um quadro no Trello com cinco colunas básicas:
- inbox (caixa de entrada)
- próximas ações
- em andamento
- aguardando resposta
- concluído
Naquele quadro foi introduzido o conceito de “caixa de entrada” e “aguardando resposta” do método GTD (que eu já utilizava na minha organização pessoal).
Com o passar do tempo poucas alterações foram feitas.
Eliminamos a coluna “concluídos”, pois todos os cartões concluídos são imediatamente arquivados.
Além disso incluímos uma coluna com os projetos em andamento pelo setor.
O quadro era projetado em uma televisão, assim como um dashboard para tomada de decisões.
Mas, a facilidade de cada membro poder acessar o quadro pelo seu próprio computador ou smartphone era um fator importante.
Contudo, a ferramenta sozinha não faz milagres.
Primeiramente é importante para o trabalho em equipe que se estabeleça uma metodologia clara de uso.
Você pode fixar no quadro um cartão do tipo: “REGRAS DE COMO USAR ESTE QUADRO”.
Além disso, definir um administrador para o quadro também é importante.
O administrador é a pessoa responsável por revisar periodicamente se as regras de uso estão sendo cumpridas.
Nada muito complicado, apenas uma “faxina” para garantir que o quadro esteja atualizado e funcional.
Organizando a vida pessoal com o Trello
Como eu falei anteriormente, eu utilizo o método GTD para organizar as minhas tarefas e projetos, tanto pessoais quanto profissionais.
No Trello, criei um quadro pessoal para cada uma das seguintes etapas do GTD:
- ação
- aguardando
- projetos
- incubação
Quadro “ação”
No quadro “ação” fica a minha caixa de entrada (inbox), ou seja, todas as “coisas” que eu capturo e que demandam alguma ação, entram aqui para serem processadas.
Você pode assistir aqui um vídeo que eu falo sobre as minhas ferramentas de captura.
As outras listas deste quadro são as minhas próximas ações organizadas por contexto.
Utilizo um “@” na frente só para saber que se trata de um contexto. Estes são alguns dos contextos que utilizo:
- casa
- online
- em trânsito
- telefonema
- estudo
Este quadro é revisado e atualizado diariamente. Sem dúvida ele é fundamental no meu sistema GTD juntamente com a minha agenda do Google.
Quadro “aguardando”
Neste quadro estão as ações que deleguei ou estou aguardando resposta.
Basicamente são três colunas: ações pessoais, profissionais ou que deleguei ao meu esposo.
Aqui entram também compras online que fiz e estou aguardando chegar ou demandas que fiz para outras pessoas, mas ainda não obtive retorno.
Reviso e atualizo diariamente este quadro, principalmente se alguma dessas ações demandar algum prazo.
Afinal, é pouco eficiente delegar uma ação e “cobrar” na véspera.
Adoto a postura de perguntar alguns dias antes para a pessoa a quem deleguei se houve clareza no entendimento da tarefa delegada, como está seu andamento e se precisa de ajuda ou dilatação do prazo, caso seja possível.
Quadro “projetos”
De acordo com o método GTD, qualquer ação que demande mais de um passo é considerada um projeto.
Este quadro é o único que gosto de ter uma lista de concluídos. É gratificante a sensação de mover os projetos concluídos para essa lista.
Em resumo, eu separo os meus projetos em pessoais e profissionais (“Bora simplificar” e “Deixa de macete”).
Já utilizei listas com as minhas áreas de foco, mas hoje utilizo o power-up “campos personalizados” para identificar. Você também pode utilizar etiquetas. Contudo, veja o que funciona melhor para você.
Reviso este quadro semanalmente. Evito acumular muitos projetos, visto que a priorização de poucos projetos me permite ser mais eficiente.
Não adianta nada eu me inscrever em 5 cursos online ao mesmo tempo e me dedicar de forma fragmentada. Mas, pode ser que funcione para você
Quadro “incubação”
Neste quadro estão todos os projetos e ações em espera que por algum motivo não estou engajada no momento. Só para exemplificar: sonhos, viagens, passeios, cursos, ideias, etc.
Recentemente criei uma lista pós-quarentena, ou seja são projetos que estavam em andamento, mas tiveram que ser suspensos por causa das medidas de isolamento social.
É um quadro que eu reviso semanalmente para não deixar aquela ideia ou projeto importante para mim ser “engolido” pela rotina do dia-a-dia.
Escolha o que faz sentido para você
Como o Trello é uma ferramenta colaborativa, talvez você sinta dificuldade em adaptar para suas tarefas pessoais.
Entretanto, outras pessoas se sentem confusas quando várias pessoas trabalham em um mesmo quadro.
Mas, como falei anteriormente, tudo é uma questão definir o seu método, antes mesmo da ferramenta.
Se você tiver um método claro que faça sentido para você, a ferramenta é apenas o algo a mais.
Já utilizei outras ferramentas para gerenciar tarefas e projetos, mas o Trello é a minha escolha atual.
E você, já utiliza ou utilizou o Trello? Comente aqui embaixo sua experiência ou dúvidas.
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